室内常設展示企画について

(1) 室内常設展示企画とは
三田祭本祭期間中、全日程(三田祭本祭初日から三田祭本祭最終日の10:00～18:00)を通して行う室内常設展示企画のことです。

(2) 企画場所
原則として 第1校舎・西校舎・院校舎の各教室・各校舎ロビーとなります。

(3) 使用教室について
室内常設展示企画で使用する企画場所には下記の3種類があります。3種類のうちどの種類での出展を希望するかは参加申込フォームの際に選択していただきます。以下をよくお読みになった上で希望する使用教室の種類を決めてください。
①分割教室
1つの教室を分割し、複数の団体で共有していただく教室です。広さの目安として、昨年度は第1校舎131A番教室を2分割、第1校舎133番教室を6分割して企画を行っていました。あくまで目安ですので教室によって多少広さは異なります。
②専有教室
他団体と共有せずに1団体で1教室を使用できます。ただし、原則として専有教室は演奏を行う・部屋の照明を暗くする等、性質上他団体と教室を共有できない企画を行う団体にのみ使用していただくものです。広さの目安として、昨年度は院校舎341A番教室を専有教室として企画を行っていました。あくまで目安ですので教室・校舎によって多少広さは異なります。
③ロビー
教室ではなくロビーを企画場所として使用できます。昨年度は、ロビー企画場所に第1校舎2階や3 階の踊り場を使用しました。ロビーの広さも校舎ごとに多少異なります。

(4) 既存・新規の区別について
昨年度の三田祭に室内常設展示企画で出展していても、 今年度の企画内容を喫茶から展示へ変更する場合は新規団体扱いとなります。

(5) 部屋割りについて
室内常設展示企画の部屋割りは、各団体の要望をもとに三田祭実行委員会が調整した上で決定します。使用教室について電力や機材使用の有無等ご希望がある場合、必ず参加申込フォーム提出の際にご記載ください。ただし、ご希望に沿えない場合もありますのであらかじめご了承ください。

(6) 部屋割り発表
部屋割りは、6月中旬に発表します。室内常設展示企画参加団体メーリスにてお知らせします。必ず確認していただくようお願いします。

(7) パネルについて
パネルとは、分割教室において他団体との仕切りとして利用していただくものです。装飾が自由にできる壁としても毎年多くの団体に利用していただいております。昨年度は1枚2,500〜8,500円でした(種類により料金が異なります)。詳しくは9月頃にご案内します。

(8) 入場料の徴収について
室内常設展示企画は、団体の日頃の活動の成果を発表していただく場です。多くの来場者の方に自由に企画に参加していただくために、入場料の徴収を禁止します。販売を中心とした企画をお考えの団体は企画を再考した上で、参加申込にて三田祭実行委員会にご相談ください。

(9) 企画教室常駐について
室内常設企画への出展を行う場合、企画時間中及び三田祭実行委員会が指定した時間帯に企画場所には常に一人以上、団体構成員が常駐してください。

⓪「三田祭アカウント」を作成
「My MITASAI Portal」にて「団体登録」から仮登録を行なったうえで、本登録へ進み、団体ごとに「三田祭アカウント」を作成してください。
「三田祭アカウント」の作成のみでは三田祭への参加申込手続きは認められませんので、ご注意ください。

①参加申込手続き受付期間内に「室内常設展示企画 参加申込手続き」を回答
参加申込手続きは企画毎に回答していただく手続きフォームが異なります。三田祭アカウントの登録完了後、「My MITASAI Portal」に表示される参加申込手続きページから「室内常設展示企画」の「参加申込手続きを行う」ボタンを押し、「室内常設展示企画 参加申込手続き」にご回答ください。複数企画での出展を希望する場合は、企画毎にそれぞれ回答していただくようお願いします。
(例)「室内常設展示企画」と「ミニステージ企画」の２つの企画種類での出展をご希望される場合、ご回答いただく必要のある手続きは「室内常設展示企画 参加申込手続き」、「ミニステージ企画 参加申込手続き」の2つとなります。
※参加申込手続きは1企画につき、回答は1回のみとなっております。手続き提出後の回答内容の修正は、三田祭実行委員会での回答ロックを実施するまでは「My MITASAI Portal」にてご自由に行なっていただけます。なお、回答ロック後の内容の修正は三田祭実行委員会に直接ご連絡ください。ただし、三田祭三役の情報(氏名、連絡先)は、「My MITASAI Portal」上でいつでも修正可能です。
※参加申込手続きにご回答される前に必ず「参加の手引き」をご覧ください。
※必ず期限内にすべての必要手続きフォームに回答いただきますようお願いいたします。

②自動送信メールを受信
「室内常設展示企画 参加申込手続き」をご提出されますと、「My MITASAI Portal」にて手続きが記録されている旨の表示がされます。また、手続きが三田祭実行委員会に正常に送信された旨の自動メールが登録した三田祭三役の皆さまにシステムにより即時送信されます。それぞれ重要な記録・表示となりますので、スクリーンショット・画面録画などにて厳重に保管していただけますと幸いです。

③参加申込手続きの審査結果を確認
ご提出いただいた情報を元に三田祭実行委員会にて所定の審査を行います。こちらの審査結果を事前にお知らせした日時を目安に「My MITASAI Portal」及びシステム一斉メールにて通知いたします。必ず審査結果をご確認いただきますようお願いいたします。

④「室内常設展示企画 参加確定手続き」を回答
「My MITASAI Portal」及びメールでの審査結果通知にて参加確定手続きのリンクをお送りいたします。こちらの回答をもって、今年度の三田祭への参加申込が完了となります。期間内に回答がない場合には出展資格が停止・剥奪される場合もございますので、十分にご注意ください。
メールの不着などを理由に特別対応を行うことはできません。常にスケジュールや迷惑メールを含めた受信トレイをご確認いただき、不審な点がございましたら余裕を持ってご連絡ください。